Vollmacht zur Wohnungsübergabe: Muster und was deine Vertretung darf

Wann du eine Vollmacht brauchst

Kannst du zur Übergabe nicht selbst kommen, weil du schon in der neuen Stadt arbeitest, krank bist oder alte und neue Wohnung zur selben Stunde übergeben werden, schickst du jemanden: Eltern, Freunde, den Mitmieter. Die Schlüssel kann auch eine andere Person für dich abgeben. Für Fehler dabei haftest du allerdings wie für eigene, etwa wenn unterwegs ein Schlüssel verloren geht: Das Verschulden von Personen, die du zur Erfüllung deiner Pflichten einsetzt, wird dir zugerechnet (§ 278 BGB).

Sobald die Person mehr tut als Schlüssel abgeben, vor allem das Übergabeprotokoll unterschreibt, gibt sie Erklärungen in deinem Namen ab. Dafür braucht sie Vertretungsmacht, also deine Vollmacht.

Volljährig muss die Person nicht sein. Erklärungen eines Vertreters sind auch dann wirksam, wenn er in der Geschäftsfähigkeit beschränkt ist (§ 165 BGB), wie es Minderjährige ab dem vollendeten siebten Lebensjahr sind (§ 106 BGB). Deine 17-jährige Tochter kann dich also vertreten.

Form: schriftlich, aber ohne Beglaubigung

Eine besondere Form verlangt das Gesetz nicht. Die Vollmacht bedarf nicht der Form, die für das Rechtsgeschäft gilt, auf das sie sich bezieht (§ 167 Abs. 2 BGB), und für Schlüsselrückgabe, Zählerstände und Übergabeprotokoll schreibt das Gesetz keine Form vor. Erteilen kannst du die Vollmacht gegenüber deiner Vertretung oder direkt gegenüber dem Vermieter (§ 167 Abs. 1 BGB).

Trotzdem gehört eine unterschriebene Vollmacht auf Papier dazu, und zwar im Original. Legt deine Vertretung dem Vermieter eine Vollmachtsurkunde vor, die du ihr ausgehändigt hast, steht das einer Mitteilung von dir gleich (§ 172 Abs. 1 BGB). Fehlt die Urkunde, kann der Vermieter einseitige Erklärungen deiner Vertretung unverzüglich zurückweisen, und sie sind dann unwirksam (§ 174 Satz 1 BGB). Schick dem Vermieter deshalb ein paar Tage vorher eine Kopie und schreib dazu, wer kommt: Hast du ihn selbst informiert, ist die Zurückweisung ausgeschlossen (§ 174 Satz 2 BGB).

Drei Dinge brauchst du dagegen nicht, oder sie helfen nicht.

Angaben: Personen, Wohnung, Termin, Grenzen

Je genauer die Vollmacht, desto klarer sieht der Vermieter, wo die Befugnis deiner Vertretung endet. Hinein gehören:

• Personen: dein Name und deine Anschrift, Name und Anschrift deiner Vertretung.
• Wohnung: Straße, Hausnummer, Ort, Etage und Lage, etwa „3. OG links“, dazu Keller, Dachboden oder Stellplatz, wenn sie mit übergeben werden.
• Anlass und Termin: Rückgabe beim Auszug oder Übernahme beim Einzug, Datum und Uhrzeit, Name des Vermieters oder der Hausverwaltung.
• Befugnisse: jede einzeln, das Protokoll nur zum Ankreuzen.
• Grenzen: was ausdrücklich nicht erlaubt ist.
• Dauer: nur dieser Termin, mit einem festen Enddatum.
• Rücklauf: bis wann du Protokollkopie, Schlüsselquittung, Fotos und die Vollmacht zurückbekommst.
• Ort, Datum und deine Unterschrift.

Vermeide Sätze wie „für alle Angelegenheiten rund um die Wohnungsübergabe“ und erst recht eine Generalvollmacht. Was die Vollmacht abdeckt, kann deine Vertretung wirksam für dich erklären, auch eine Kostenübernahme, die du nie wolltest.

Befugnisse: Tatsachen ja, Zusagen nein

Die Grenze verläuft zwischen Tatsachen und Zusagen. Schlüssel zählen, Zähler ablesen, Kratzer fotografieren: Das hält fest, was ist. Kosten übernehmen, eine Renovierung versprechen, einem Abzug von der Kaution zustimmen: Das verpflichtet dich zu etwas. Das Muster unten erlaubt das eine fest, das Protokoll nur nach Ankreuzen und schließt das andere aus.

Beim Einzug kommt etwas hinzu. Nimmst du eine Wohnung an, obwohl du einen Mangel kennst, kannst du Minderung und Schadensersatz nur verlangen, wenn du dir deine Rechte bei der Annahme vorbehältst (§ 536b BGB). Dabei zählt das Wissen deiner Vertretung wie deins (§ 166 Abs. 1 BGB). Sieht sie einen Schaden, gehört er deshalb ins Protokoll, mit dem Satz „Rechte wegen dieses Mangels bleiben vorbehalten“. Wie du ein Einzugsprotokoll sonst nutzt, steht unter bei Einzug renovieren.

Überschreitet deine Vertretung die Vollmacht, bindet dich das nicht ohne Weiteres.

Auch deshalb liegt die Vollmacht mit ihren Ausschlüssen offen auf dem Tisch.

Vollmacht ausfüllen: Muster, PDF und Word

Füll die Felder aus, kreuz auf dem Ausdruck den Anlass an und entscheide beim Protokoll: Kreuzt du es nicht an, unterschreibt deine Vertretung nichts, gibt aber die Schlüssel gegen Quittung ab und hält Zählerstände und Zustand fest. Die Zeile für eine eigene Erklärung nutzt du nur mit vollständigem Wortlaut, etwa „Ich bin einverstanden, dass die Einbauküche in der Wohnung bleibt“; sonst streichst du sie. Als Enddatum trägst du den Tag des Termins ein. Unterschreib die ausgedruckte Fassung von Hand und gib sie im Original mit. Sind zwei Mieter abwesend, füllt jeder ein eigenes Exemplar aus.

Die Vollmacht gibt es auch als PDF zum Ausfüllen und als Word-Datei zum Herunterladen.

Übergabeprotokoll in Vertretung unterschreiben

Deine Vertretung schreibt über ihre Unterschrift „i. V. für“ und deinen Namen und unterschreibt dann mit ihrem eigenen Namen. So ist klar, dass sie für dich handelt; tritt das nicht erkennbar hervor, gilt ihre Erklärung als ihre eigene (§ 164 Abs. 2 BGB).

Was im Protokoll steht, hat Gewicht. Ein unterschriebenes Schriftstück beweist voll, dass die Unterzeichner die Erklärungen darin abgegeben haben (§ 416 ZPO). Und Zusagen darin gelten: Der Bundesgerichtshof hat 2009 entschieden, dass eine beim Einzug im Übergabeprotokoll unterschriebene Renovierungspflicht den Mieter bindet, obwohl die Renovierungsklauseln im Mietvertrag unwirksam waren – sofern sie individuell vereinbart und kein vorgedrucktes Formular war (VIII ZR 71/08). Der Vermieter verlangte in dem Fall 1.232,61 € Schadensersatz für Renovierungsarbeiten.

Legt der Vermieter ein eigenes Formular vor, geht deine Vertretung Schritt für Schritt vor.

Die Schlüssel zurückzuhalten, bis der Streit geklärt ist, wäre teuer: Gibt der Mieter die Wohnung nach Ende des Mietverhältnisses nicht zurück, kann der Vermieter für die Dauer der Vorenthaltung die vereinbarte oder die ortsübliche Miete als Entschädigung verlangen (§ 546a Abs. 1 BGB).

Mitmieter und die Vermieterseite

Steht ihr zu zweit im Mietvertrag und kann keiner von euch kommen, braucht die Vertretung eine Vollmacht von jedem von euch; mit dem Muster füllt jeder ein eigenes Exemplar aus. Kann nur einer von euch nicht, bevollmächtigt er den anderen. Eine Vollmacht wirkt immer nur für den, der sie unterschrieben hat. Wer für beide handelt, unterschreibt einmal für sich und einmal „i. V.“ für den anderen. Wie ihr eine gemeinsame Wohnung sonst organisiert, steht in der Checkliste zum Zusammenziehen.

Auch der Vermieter schickt oft jemanden: die Hausverwaltung, den Hausmeister oder einen Dienstleister für die Abnahme. Frag vorher, wer kommt und ob diese Person Schlüssel annehmen und das Protokoll für den Vermieter unterschreiben darf, und lass dir das schriftlich bestätigen. Gibt ein Bevollmächtigter des Vermieters eine einseitige Erklärung ab, ohne eine Vollmachtsurkunde vorzulegen, kannst du sie nach § 174 BGB ebenso unverzüglich zurückweisen – es sei denn, der Vermieter hat dich selbst über die Bevollmächtigung informiert.

Unterlagen mitgeben, Vollmacht zurückholen

Gib deiner Vertretung am Vortag alles in die Hand:

Vereinbart vorher, was sie bei Streit tut: den Wortlaut der Forderung notieren, dich anrufen, nichts zusagen. Nach dem Termin schickt sie dir noch am selben Tag ein Foto des unterschriebenen Protokolls, die Schlüsselquittung und ihre Fotos. Das Datum zählt: Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren sechs Monate, nachdem er sie zurückerhalten hat (§ 548 Abs. 1 BGB). Was rund um den Termin sonst zu planen ist, steht unter wann Wohnungsübergabe; die Zählerstände brauchst du anschließend, um Strom umzumelden.

Nach dem Termin gibt deine Vertretung dir die Vollmacht zurück; ein Zurückbehaltungsrecht hat sie nicht (§ 175 BGB). Widerrufen kannst du die Vollmacht grundsätzlich jederzeit (§ 168 Satz 2 BGB). Hol dir dann auch das Original zurück, denn eine vorgelegte Vollmachtsurkunde wirkt, bis sie dir zurückgegeben oder für kraftlos erklärt ist (§ 172 Abs. 2 BGB). Hast du dem Vermieter die Vollmacht selbst mitgeteilt, gilt sie ihm gegenüber, bis du ihm das Erlöschen anzeigst oder die Mitteilung widerrufst (§§ 170, 171 BGB).