Übergabeprotokoll Wohnung: Vorlage zum Ausfüllen und Anleitung Raum für Raum

Wozu das Protokoll dient

Kein Gesetz schreibt ein Übergabeprotokoll vor; es ist ein Beweismittel. Der Bundesgerichtshof nennt das gemeinsame Übergabeprotokoll neben Fotos, Belegen über Renovierungskosten und Zeugen als Weg, den Zustand der Wohnung bei Mietbeginn zu beweisen (BGH, VIII ZR 185/14). Ohne Protokoll steht im Streit Aussage gegen Aussage, und es zählt, wer seine Version anders belegen kann.

Beim Einzug schützt es dich vor Forderungen für Schäden, die schon da waren. Später kann es auch über das Streichen entscheiden: Ob eine Renovierungsklausel gilt, hängt oft davon ab, ob die Wohnung bei Mietbeginn unrenoviert war – und das musst du beweisen (BGH, VIII ZR 185/14). Was daraus für deinen Auszug folgt, steht im Ratgeber Renovieren bei Auszug.

Beim Auszug zeigt das Protokoll, was bei der Rückgabe zu sehen war und was nicht. Verlangt der Vermieter Schadensersatz, muss er beweisen, dass ein Schaden entstanden ist und wie hoch er ist (BGH, VIII ZR 263/17). Im entschiedenen Fall kam es deshalb darauf an, wie alt und abgenutzt die beschädigte Tapete schon vorher war – genau das steht in einem guten Einzugsprotokoll.

Mit der Kaution sichert er solche Forderungen ab; wie sie angelegt und zurückgezahlt wird, steht unter Mietkautionskonto.

Die Vorlage zum Ausfüllen

Die Vorlage ist ein Muster für Einzug und Auszug. Du füllst sie hier am Bildschirm aus oder druckst sie zweimal als Vordruck aus, damit am Ende jede Seite ein gleichlautendes, unterschriebenes Exemplar mitnimmt. Füll sie beim Rundgang aus, nicht danach am Schreibtisch, und trag in jedes Raumfeld auch ein, was in Ordnung ist, etwa „Wände sauber, keine Löcher“. Ein leeres Feld beweist nichts – es kann heißen, dass alles in Ordnung war oder dass niemand hingesehen hat. Bringt der Vermieter ein eigenes Formular mit, leg die Vorlage daneben: Fehlt dort etwas, etwa die Zählernummern, die Schlüssel nach Art oder ein Feld für abweichende Auffassungen, trägst du es auf seinem Formular nach.

Streich am Ende jedes Feld durch, das leer geblieben ist, damit niemand nachträglich etwas hineinschreibt.

Raum für Raum: was du prüfst

Schickst du jemanden für dich, gib ihm eine unterschriebene Vollmacht im Original mit; was er damit darf und wie er unterschreibt, steht unter Vollmacht für die Wohnungsübergabe.

Geh die Wohnung bei Tageslicht durch und erst, wenn sie leer ist – Möbel und Kartons verdecken genau die Stellen, um die später gestritten wird. Geh in jedem Raum dieselbe Reihenfolge durch: Decke, Wände, Boden, Fenster, Türen, Heizkörper, Elektro. Dann fällt auf, wenn etwas fehlt.

• Decke und Wände: Risse, Wasserflecken, Schimmel in Ecken, hinter Schrankplätzen und an Fensterlaibungen, Löcher, Tapetenschäden, Farbton.
• Boden: Kratzer, Druckstellen, Flecken, gesprungene Fliesen, lose oder fehlende Sockelleisten.
• Fenster und Balkontür: öffnen, kippen, schließen; Griffe, Dichtungen, Scheiben, Rollläden.
• Türen: Schlösser, Klinken, Lack, Zargen – schließt jede Tür, ohne zu klemmen?
• Heizkörper: Thermostat drehbar, Lack, Heizkostenverteiler vorhanden.
• Elektro: jede Steckdose mit einem Ladegerät testen, alle Schalter, Lampenauslässe, Klingel und Gegensprechanlage.
• Küche und Bad: Wasser an jeder Armatur laufen lassen, WC spülen, Abflüsse beobachten, mitvermietete Geräte einschalten, Fugen und Silikon ansehen.
• Nebenräume: Keller, Dachboden, Abstellraum, Balkon und Garage gehören zur Wohnung, wenn sie mitgemietet sind, und kommen genauso ins Protokoll.

Mietest du ein Haus, kommen Garten, Gartenhaus, Außenwasserhahn und bei Ölheizung der Füllstand des Tanks dazu.

Mängel so beschreiben, dass sie als Beweis taugen

Ein brauchbarer Eintrag nennt Ort, Art, Größe und Foto-Nummer. Wertungen wie „gebraucht“, „normale Abnutzung“ oder „renovierungsbedürftig“ helfen im Streit niemandem, weil jede Seite darunter etwas anderes versteht. Beschreib, was du siehst, und überlass die Bewertung dem, der später darüber entscheiden muss.

Leg beim Fotografieren einen Zollstock neben den Mangel, dann ist die Größe auch auf dem Bild zu sehen. Was du nicht sicher beurteilen kannst, etwa einen Fleck an der Decke, beschreibst du trotzdem und setzt „Ursache unklar“ dazu.

Zähler, Schlüssel und Fotos

Lies jeden Zähler gemeinsam ab und schreib Zählernummer und Stand auf. Die Nummer zeigt, welcher Zähler zu deiner Wohnung gehört, wenn im Keller mehrere nebeneinander hängen; der Stand allein hilft dann nicht. Fotografiere jeden Zähler so, dass Nummer und Stand auf einem Bild lesbar sind. Wechselt der Mieter mitten im Abrechnungszeitraum, muss der Eigentümer Heizkostenverteiler und Wärmezähler zwischenablesen lassen, sofern der Mietvertrag nichts anderes regelt; ist das nicht möglich oder wegen des Wechselzeitpunkts technisch zu ungenau, werden die Kosten nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig aufgeteilt (§ 9b Absatz 1, 3 und 4 HeizkostenV). Findet die Ablesung nicht beim Termin statt, trag ihr Datum ins Protokoll ein. Den Strom- und Gasstand gibst du deinem Lieferanten selbst durch, wie unter Strom ummelden beschrieben; wer den Wasserstand meldet, steht unter Wasser ummelden.

Zähl die Schlüssel nach Art und nicht nur als Summe: Haustür, Wohnung, Briefkasten, Keller, Dachboden, Garage, Fahrradraum, Chip oder Transponder. Beim Auszug gibst du auch nachgemachte Schlüssel ab, sammle vorher die bei Nachbarn, Familie oder Helfern ein. Fehlt einer, steht im Protokoll, welcher es ist.

Fotografiere jeden Raum aus zwei Ecken und jeden Mangel zweimal: einmal so, dass man den Ort erkennt, einmal aus der Nähe. Bewahre die Originaldateien mit Aufnahmedatum auf und trag die Bildnummern ins Protokoll ein, sonst lässt sich später kein Foto einem Eintrag zuordnen. Ein langsamer Videorundgang durch alle Räume ergänzt die Fotos.

Trag deshalb Zahl und Ort der Melder ins Protokoll ein und schreib dazu, wer sie wartet.

Unterschreiben: Feststellungen ja, Zusagen nein

Mit deiner Unterschrift bestätigst du, was im Protokoll steht. Lies es deshalb ganz durch, bevor du unterschreibst, auch die vorgedruckten Sätze im Formular des Vermieters.

Beim Einzug kommt es auf einen Satz im Gesetz an.

Mängel, die sich erst nach dem Einzug zeigen, meldest du dem Vermieter unverzüglich (§ 536c Absatz 1 BGB).

Seht ihr einen Punkt verschieden, schreibt beide Auffassungen in das Feld „Abweichende Auffassungen“, zum Beispiel: „Vermieter: Kratzer im Parkett neu. Mieter: Kratzer bei Einzug vorhanden, Einzugsprotokoll Foto 12.“ Dann kannst du unterschreiben, ohne die Sicht des Vermieters zu übernehmen. Ein Zeuge, der nicht im Mietvertrag steht, kann später bestätigen, was ihr gesehen habt.

„Wohnzimmer, Wand am Fenster: drei Dübellöcher“ ist eine Feststellung. „Mieter übernimmt die Kosten für das Schließen der Dübellöcher“ ist eine Zusage. Streich solche Sätze vor dem Unterschreiben oder schreib „nicht anerkannt“ daneben, wenn du sie nicht geben willst.

Besteht der Vermieter auf einer Zusage, unterschreib nicht und halte den Zustand mit deinem Zeugen in einem eigenen Protokoll mit Fotos fest. Am Ende nimmt jede Seite ein gleichlautendes, unterschriebenes Exemplar mit; fotografiere zusätzlich jede Seite des fertigen Protokolls.

Einzug und Auszug: worauf du jeweils achtest

Beim Einzug prüfst du gründlicher als bei jedem anderen Termin, denn hier entsteht der Vergleichsmaßstab für deinen Auszug in einigen Jahren. Trag in das Feld „Zustand bei Mietbeginn“ ein, in welchen Räumen Wände und Decken Gebrauchsspuren des Vormieters zeigen, und fotografiere sie, bevor du selbst streichst oder Möbel aufstellst.

Beim Auszug ist die Wohnung leer und besenrein, eigene Einbauten sind ausgebaut, oder ihr Verbleib ist mit dem Vermieter abgesprochen und steht im Feld „Einbauten von Mieter oder Vormieter“. Nimm das Einzugsprotokoll mit: Für jeden Mangel, der dort schon steht, zeigst du auf Eintrag und Foto – damit ist belegt, dass er vor deiner Mietzeit da war. Trag unter „Erreichbarkeit des Mieters“ deine neue Anschrift ein, damit Kautionsabrechnung und Nebenkostenabrechnung dich erreichen. Lass dir die Rückgabe der Schlüssel mit Datum und Uhrzeit bestätigen; mit diesem Tag beginnt die Sechsmonatsfrist des Vermieters.

Wann du die Termine für beide Wohnungen legst und wie du sie aufeinander abstimmst, steht unter Wohnungsübergabe planen.