Umzug ins Pflegeheim: vom Heimvertrag bis zur Wohnungsübergabe

Heimplatz, Heimvertrag und Unterlagen klären

Sobald ein Heim einen Platz zusagt, vereinbarst du mit der Aufnahmeleitung Einzugstermin, Zimmer und eine feste Ansprechperson. Mit der Pflegefachkraft besprichst du, welche Hilfe nötig ist, etwa beim Anziehen, beim Essen oder bei nächtlicher Unruhe, und lässt dir bestätigen, dass das Haus sie leisten kann.

Vor der Unterschrift muss das Heim in Textform und leicht verständlich darlegen, welche Leistungen es erbringt, was sie einzeln kosten und wann sich Leistungen und Entgelte ändern können, einschließlich der Ergebnisse der Qualitätsprüfungen (§ 3 WBVG). Der Heimvertrag wird schriftlich geschlossen und nennt die Entgelte einzeln und als Gesamtbetrag (§ 6 WBVG). Leg beides nebeneinander: Stimmen Zimmer, Leistungen und Preise überein?

Bezieht die Person Leistungen der Pflegeversicherung für das Heim, sind zwei Posten unzulässig: eine Kaution (§ 14 Abs. 4 WBVG) und eine Platz- oder Reservierungsgebühr für die Zeit vor dem Einzug, auch bei Privatversicherten (BGH, Urteil vom 15. Juli 2021 – III ZR 225/20). Berechnet wird erst ab dem Tag der Aufnahme (§ 87a Abs. 1 SGB XI).

Vollmacht und Mappe für die Aufnahme

Kann die Person nicht mehr selbst unterschreiben, schließt eine bevollmächtigte Person den Vertrag in ihrem Namen (§ 164 Abs. 1 BGB). War sie bei Vertragsschluss geschäftsunfähig, wird der Vertrag erst wirksam, wenn ein Bevollmächtigter oder Betreuer ihn genehmigt (§ 4 Abs. 2 WBVG). Gibt es weder Vorsorgevollmacht noch Betreuung, regst du beim Betreuungsgericht eine rechtliche Betreuung an. Für die Aufnahme sammelst du Kopien in einer Mappe: Personalausweis, Versichertenkarte, Pflegegradbescheid, Medikationsplan, aktuelle Arztbriefe, Vollmacht oder Betreuerausweis und eine vorhandene Patientenverfügung.

Heimvertrag kündigen: Fristen und Gründe

Die Person kann den Heimvertrag schriftlich kündigen, spätestens am dritten Werktag eines Monats zum Ende desselben Monats, und bei einer Entgelterhöhung zu dem Zeitpunkt, ab dem sie gelten soll (§ 11 Abs. 1 WBVG).

Das Heim dagegen kann nur aus wichtigem Grund kündigen, schriftlich und mit Begründung, etwa wenn es den Betrieb einstellt und ihm die Fortsetzung unzumutbar ist, wenn es die nötige Pflege nicht erbringen kann, weil die Person eine angebotene Anpassung der Leistungen ablehnt, oder wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Terminen mit mehr als einem Monatsentgelt im Verzug ist; bei Zahlungsverzug muss es vorher unter Hinweis auf die Kündigung eine angemessene Zahlungsfrist setzen (§ 12 Abs. 1 und 3 WBVG).

Zuständigkeitsplan zum Ausdrucken

Trag für jede Aufgabe einen Namen und einen Termin ein, hake Erledigtes ab und markiere offene Entscheidungen.

Einziehende Person: ____________________
Einzugstermin und Zimmer: ____________________
Koordination und Telefon: ____________________

Was der Heimplatz kostet und wer zahlt

Die Heimrechnung besteht aus vier Teilen: dem pflegebedingten Eigenanteil, kurz EEE (einrichtungseinheitlicher Eigenanteil, einschließlich Ausbildungsumlage), den Kosten für Unterkunft und Verpflegung und den Investitionskosten für Gebäude und Ausstattung, dazu vereinbarte Zusatzleistungen. Innerhalb eines Heims ist der EEE für alle Bewohner mit Pflegegrad 2 bis 5 gleich (§ 84 Abs. 2 SGB XI); steigt der Pflegegrad, zahlt die Pflegekasse mehr, die Person nicht.

Die Pflegekasse zahlt nur auf Antrag und frühestens ab dem Monat, in dem er gestellt wird (§ 33 Abs. 1 SGB XI). Stell den Antrag auf vollstationäre Pflege deshalb, sobald der Heimplatz feststeht, und beantrage einen fehlenden Pflegegrad gleich mit; entscheiden muss die Pflegekasse spätestens 25 Arbeitstage nach Eingang (§ 18c Abs. 1 SGB XI). Den Betrag nach § 43 SGB XI überweist sie direkt an das Heim (§ 87a Abs. 3 SGB XI):

Auf den EEE zahlt die Pflegekasse zusätzlich einen Zuschlag, der mit der Dauer des Leistungsbezugs steigt: 15 Prozent bis einschließlich zwölf Monate, 30 Prozent nach mehr als zwölf, 50 Prozent nach mehr als 24 und 75 Prozent nach mehr als 36 Monaten; angefangene Monate zählen mit (§ 43c SGB XI). Unterkunft, Verpflegung und Investitionskosten senkt der Zuschlag nicht. Seit dem 1. Juli 2026 berechnet die Pflegekasse ihn mit den Angaben des Heims und zahlt ihn direkt dorthin; das Heim stellt nur den verbleibenden Eigenanteil in Rechnung.

Was das in Berlin bedeutet, zeigt die Auswertung des Verbands der Ersatzkassen zum 1. Juli 2026. Es sind Durchschnitte aller Heime, dein Heim kann deutlich darüber oder darunter liegen:

Eigenanteil selbst ausrechnen

Für deinen Betrag zählt nur die Kostenaufstellung des Heims. Nimm daraus den EEE, Unterkunft und Verpflegung sowie die Investitionskosten als Monatsbeträge und zieh den Zuschlag ab. Mit den Berliner Durchschnittswerten (EEE 2.410 €, Unterkunft und Verpflegung 870 €, Investitionskosten 469 €) sieht das im ersten Jahr so aus:

Der Verband weist gerundet 3.388 € aus. Nennt die Aufstellung Tagessätze, rechnest du mit den Tagen des Monats, denn berechnet wird jeder Tag ab dem Aufnahmetag (§ 87a Abs. 1 SGB XI). Friseur, Fußpflege, Zuzahlungen und Telefon kommen dazu.

Wenn Rente und Ersparnisse nicht reichen

Reichen Einkommen und Vermögen nicht, übernimmt das Sozialamt den Rest als Hilfe zur Pflege, soweit der Person und ihrem nicht getrennt lebenden Ehe- oder Lebenspartner nicht zuzumuten ist, die Kosten selbst aufzubringen (§ 61 SGB XII). Die Hilfe setzt erst ein, sobald das Amt vom Bedarf erfährt (§ 18 Abs. 1 SGB XII) – stell den Antrag, bevor das Konto leer ist. In Berlin geht er schriftlich per Post an das Amt für Soziales des Bezirks, in dem die Person vor dem Heimeinzug gewohnt hat, zusammen mit dem Bescheid der Pflegekasse; nötig ist mindestens Pflegegrad 2. Zieht die Person aus Berlin in ein Heim außerhalb der Stadt, ist das Landesamt für Gesundheit und Soziales zuständig.

• Erspartes: Bargeld und Guthaben bis 10.000 € je Person bleiben geschützt, für den Ehe- oder Lebenspartner ebenso (§ 90 Abs. 2 Nr. 9 SGB XII mit § 1 der Durchführungsverordnung).
• Taschengeld: Wer im Heim Hilfe zum Lebensunterhalt bekommt, erhält einen Barbetrag von mindestens 27 Prozent der Regelbedarfsstufe 1 (§ 27b Abs. 3 SGB XII), bei 563 € im Jahr 2026 also mindestens 152,01 € im Monat.
• Kinder: Unterhalt von Kindern fordert das Sozialamt nur, wenn deren Jahreseinkommen jeweils mehr als 100.000 € beträgt; vermutet wird, dass es darunter liegt (§ 94 Abs. 1a SGB XII).

Wohnung kündigen: kein Sonderkündigungsrecht

Kündige die Wohnung erst, wenn der Heimvertrag unterschrieben ist und die dauerhafte Aufnahme feststeht. Bleibt ein Partner in der Wohnung, kommen nur die ausgewählten persönlichen Dinge mit, und die Haushaltsverträge laufen weiter.

Die Kündigung muss spätestens am dritten Werktag eines Monats beim Vermieter sein und wirkt zum Ende des übernächsten Monats (§ 573c Abs. 1 BGB): Geht sie bis zum dritten Werktag im November ein, endet die Miete am 31. Januar, kommt sie einen Tag später, erst am 28. Februar. Nötig ist ein Brief mit eigenhändiger Unterschrift (§ 568 Abs. 1 und § 126 Abs. 1 BGB). Ein Muster für das Schreiben steht unter Kündigung Wohnung Vorlage. Früher geht es nur mit dem Vermieter, über einen Nachmieter oder einen schriftlichen Aufhebungsvertrag.

Wer im Namen der Person kündigt, hängt von der Vertretung ab:

Strom, Telefon und Rundfunkbeitrag beenden

Die übrigen Verträge enden so:

Medikamente, Hilfsmittel und Ärzte übergeben

Wer mindestens drei verordnete Arzneimittel gleichzeitig anwendet, hat Anspruch auf einen Medikationsplan der Arztpraxis (§ 31a Abs. 1 SGB V). Lass ihn kurz vor dem Einzug aktualisieren und gib ihn der zuständigen Pflegefachkraft.

Vereinbare, wer die Medikamente für die ersten Tage mitbringt, wer Folgerezepte bestellt und welche Apotheke künftig liefert. Frag die Hausarztpraxis, ob sie Patienten im Heim besucht; wenn nicht, frag das Heim nach Ärztinnen und Ärzten, die regelmäßig ins Haus kommen. Allergien, Patientenverfügung und eine Kontaktliste mit Praxen, Angehörigen und der vertretungsberechtigten Person gehören in die Unterlagen für den Wohnbereich.

Liste die Hilfsmittel auf: Rollator, Rollstuhl, Hörgerät, Sauerstoffgerät. Kläre mit Heim, Krankenkasse oder Sanitätshaus, was mitkommt und was zurückgeht, und gib Leihgeräte erst zurück, wenn die Versorgung im Heim steht. Den ambulanten Pflegedienst kann die Person jederzeit ohne Frist kündigen (§ 120 Abs. 2 SGB XI); stimm das Ende auf den Tag vor dem Einzug ab.

Möbel und persönliche Dinge auswählen

Wie viel mitkommt, entscheidet das Zimmer. Frag vor dem Packen, welche Möbel das Heim stellt, welche eigenen Stücke erlaubt sind und wer Bilder und Regale aufhängt. Dann miss das Zimmer aus, zeichne Bett, Schrank und Türanschlag ein und plane erst danach Sessel, Kommode oder Regal. Ein liebgewonnener Sessel hilft wenig, wenn daneben der Rollator nicht mehr wenden kann.

In Berlin muss ein Einzelzimmer im Pflegeheim mindestens 14 m² Wohnfläche haben, ein Doppelzimmer 22 m²; für Häuser, die am 19. Oktober 2013 schon in Betrieb oder im Bau waren und seitdem nicht wesentlich umgebaut wurden, gelten weiter 12 und 18 m² (§ 4 Abs. 3 und § 21 WTG-BauV, § 14 HeimMindBauV). Im Zimmer muss Platz sein für ein an den Pflegebedarf angepasstes Bett, einen Nachtschrank, einen Kleiderschrank, einen Fernseher, mindestens eine Sitzgelegenheit mit Tisch und ausreichend Bewegungsfläche für Rollator oder Rollstuhl. Andere Bundesländer regeln die Mindestgröße in ihrem eigenen Heimrecht.

Gemeinsam sortieren und packen

Sortiere gemeinsam mit der Person nach „mitnehmen“, „aufbewahren“, „weitergeben“ und „entsorgen“, beginnend mit den Dingen, die täglich genutzt werden. Vertraute Bilder, die Lieblingsdecke, das gewohnte Radio und eine Leselampe machen das Zimmer zum eigenen. Was zurückbleibt, fotografierst du und legst fest, wer es aufbewahrt; wie du den Rest loswirst, steht im Beitrag zum Ausmisten vor dem Umzug.

Für die Kleidung klärst du den Wäscheservice: Was wäscht das Heim, und müssen Namensetiketten eingenäht oder aufgebügelt sein? Schmuck, größere Bargeldbeträge und Originaldokumente bleiben bei Angehörigen. Die Hausratversicherung der alten Wohnung lässt sich mit der Auflösung oft kündigen oder anpassen. Beschrifte Kartons mit Name, Zimmer und Inhalt; die Tasche für die Ankunft bleibt separat.

Einzug ins Heim begleiten

Vereinbare eine Ankunftszeit mit dem Wohnbereich und trenne die Begleitung vom Möbeltransport: Eine vertraute Person bleibt für Gespräch und Einrichten, eine andere kümmert sich um Kartons und Wohnung. Pack zuerst die Ankunftstasche aus und richte dann den Lieblingsplatz ein. Schreib gewohnte Abläufe auf – wann der Tag beginnt, welche Kleidung, welche Musik, wann Ruhe, was die Person nicht isst – und gib sie beim Aufnahmegespräch weiter. Lass sie bei kleinen Entscheidungen mitbestimmen, etwa beim Platz für die Familienfotos.

Leg in die ersten zwei Wochen mehrere Besuche und ein Gespräch mit der Wohnbereichsleitung, solange die Kündigung noch ohne Frist möglich ist. Was fehlt oder geändert werden soll, bekommt eine zuständige Person und einen Termin.

Musst du den Umzug kurzfristig organisieren, etwa direkt nach einem Krankenhausaufenthalt, darfst du als Beschäftigter bis zu zehn Arbeitstage der Arbeit fernbleiben, soweit das nötig ist, um für einen nahen Angehörigen in dieser akut aufgetretenen Pflegesituation die Pflege zu organisieren; dem Arbeitgeber sagst du sofort Bescheid (§ 2 Abs. 1 und 2 PflegeZG). Zahlt der Arbeitgeber nicht weiter, gibt es Pflegeunterstützungsgeld von der Pflegekasse der pflegebedürftigen Person, insgesamt bis zu zehn Arbeitstage im Jahr, auf sofortigen Antrag mit ärztlicher Bescheinigung oder der einer Pflegefachperson (§ 44a Abs. 3 SGB XI). Steht später ein Wechsel an, hilft der Beitrag zum Umzug in ein anderes Pflegeheim.

Wohnung übergeben und ummelden

Bei der Übergabe fotografierst du Zählerstände und Räume, sammelst alle Schlüssel und hältst alles im Protokoll fest; übernimmt das jemand anderes, hilft eine Vollmacht zur Wohnungsübergabe. Damit Briefe ankommen, stellst du einen Nachsendeauftrag und meldest die neue Anschrift bei Rentenversicherung, Krankenkasse, Pflegekasse und Bank.

Solange die Person noch für ihre bisherige Wohnung gemeldet ist, muss sie sich im Heim nicht anmelden (§ 32 Abs. 1 BMG). Wird die Wohnung aufgelöst, meldest du sie auf die Heimanschrift um; die Wohnungsgeberbestätigung stellt das Heim aus. Hat ein Betreuer das Recht, den Aufenthalt zu bestimmen, meldet er an (§ 17 Abs. 3 BMG); kann sich jemand nicht selbst melden, teilt die Heimleitung die Aufnahme binnen zwei Wochen der Meldebehörde mit (§ 32 Abs. 1 BMG).

In Berlin ist die Anmeldung kostenlos, im Bürgeramt oder online mit BundID-Konto und Online-Ausweis. Erwachsene Kinder können ihre Eltern online nicht anmelden; sie gehen mit schriftlicher Vollmacht und dem von der Person selbst unterschriebenen Anmeldeformular ins Bürgeramt.