Umzug steuerlich absetzen: Welche Kosten wohin gehören

Beruflich oder privat: der Anlass entscheidet

Ob du den Umzug als Werbungskosten absetzt oder nur über die Steuerermäßigung für haushaltsnahe Leistungen, hängt allein am Anlass. Die amtlichen Hinweise zur Lohnsteuer (H 9.9) nennen typische Fälle, in denen ein Wohnungswechsel beruflich veranlasst ist; private Wünsche wie eine größere Wohnung genügen allein nicht.

Steht die Stunde Fahrzeitersparnis fest, spielen private Gründe keine Rolle mehr: Dass ihr wegen des zweiten Kindes ohnehin mehr Platz gebraucht habt, schadet nicht. Ziehen zwei Berufstätige zusammen um, zählt die Ersparnis für jeden einzeln; die Minuten beider werden weder addiert noch verrechnet.

Ein Beispiel aus Berlin mit angenommenen Fahrzeiten: Du arbeitest in Adlershof, wohnst in Spandau und brauchst mit S-Bahn und Bus 70 Minuten je Strecke. Nach dem Umzug nach Johannisthal sind es 20 Minuten. Deine tägliche Fahrzeit sinkt von 140 auf 40 Minuten, also um 100 Minuten, und der Umzug ist beruflich veranlasst. Halte beide Verbindungen zur üblichen Arbeitszeit fest, etwa als Ausdruck aus der Fahrplanauskunft, und leg sie zu den Belegen. Wie sich danach deine Pendlerpauschale ändert, steht im Ratgeber Entfernungspauschale beim Umzug.

Gesundheit oder Ausbildung als Anlass

Ziehst du aus gesundheitlichen Gründen um, ist das kein beruflicher Anlass. Als außergewöhnliche Belastung erkennt das Finanzamt Umzugskosten in der Regel ebenfalls nicht an, unabhängig davon, ob du oder der Vermieter gekündigt hat (H 33.1–33.4 EStH). Die 20 % für die Arbeitskosten des Umzugsunternehmens bleiben dir trotzdem. Ob die Pflegekasse einen Zuschuss zahlt, klärt der Ratgeber Antrag auf Zuschuss zum Umzug bei der Pflegekasse.

Ziehst du für eine Ausbildung oder ein Studium um, sind die Kosten nur dann Werbungskosten, wenn du schon eine erste Ausbildung oder ein Studium abgeschlossen hast, etwa beim Wechsel zum Master, oder wenn die Ausbildung in einem Arbeitsverhältnis stattfindet wie bei einer Lehre im Betrieb (§ 9 Abs. 6 EStG). Für die erste Ausbildung oder das Erststudium ohne Arbeitsvertrag bleibt der Abzug als Sonderausgaben für die eigene Berufsausbildung, höchstens 6.000 € im Jahr (§ 10 Abs. 1 Nr. 7 EStG).

Privater Umzug: 20 % der Arbeitskosten

Ziehst du aus privaten Gründen um, bleibt dir die Steuerermäßigung für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen. Die Ermäßigung mindert nicht dein Einkommen, sondern direkt die Steuer: um 20 % der Arbeitskosten, bei haushaltsnahen Dienstleistungen höchstens um 4.000 € im Jahr, bei Handwerkerleistungen höchstens um 1.200 €, jeweils für alle solchen Leistungen des Jahres zusammen (§ 35a Abs. 2 und 3 EStG). Umzugsdienstleistungen für Privatpersonen zählt das Bundesfinanzministerium ausdrücklich zu den begünstigten Leistungen. Ob sie als Dienstleistung oder als Handwerkerleistung gelten, grenzt es im Einzelfall ab; das ändert nur den Höchstbetrag, nicht die 20 %.

Rechnung und Zahlung aufs Firmenkonto

Begünstigt sind nur die Arbeitskosten einschließlich der Maschinen- und Fahrtkosten, die in der Rechnung stehen. Material wie Kartons, Klebeband oder Farbe zählt nicht. Den Arbeitsanteil muss die Rechnung ausweisen, eine prozentuale Aufteilung durch die Firma genügt; selbst schätzen darfst du ihn nicht. Bezahlen musst du auf das Konto der Firma, per Überweisung oder Lastschrift (§ 35a Abs. 5 EStG). Wann du die Rechnung begleichst, steht im Ratgeber wann man ein Umzugsunternehmen bezahlt.

Einreichen musst du die Belege aber nur, wenn das Finanzamt sie anfordert, und dann in Kopie.

Alte und neue Wohnung als Haushalt

Zum Haushalt zählen beide Wohnungen: die neue ab dem vereinbarten Mietbeginn, die alte bis zu dem Tag, auf den gekündigt ist. Malerarbeiten beim Auszug gelten deshalb noch als im Haushalt erbracht, wenn sie in engem zeitlichem Zusammenhang mit dem Umzug stehen. Leben zwei Alleinstehende zusammen, etwa ein unverheiratetes Paar, gibt es die Höchstbeträge für den gemeinsamen Haushalt nur einmal (§ 35a Abs. 5 Satz 4 EStG). Im Jahr, in dem ihr zusammenzieht, kann allerdings jeder die vollen Höchstbeträge nutzen, der vorher allein gewohnt hat (BMF-Schreiben zu § 35a, Rdnr. 54).

Rechenbeispiel: Umzug, Maler, Reinigung

Ein Beispiel mit angenommenen Rechnungen, alle überwiesen:

Die 550 € zieht das Finanzamt direkt von deiner Einkommensteuer ab, anders als Werbungskosten also unabhängig vom Pauschbetrag – vorausgesetzt, deine Steuer ist mindestens so hoch.

Beruflicher Umzug: absetzbare Kosten

Beim beruflichen Umzug setzt du die dir entstandenen Kosten an, in der Regel bis zu den Beträgen, die ein Bundesbeamter nach dem Bundesumzugskostengesetz (BUKG) höchstens erstattet bekäme. Hältst du diese Grenzen ein, prüft das Finanzamt nicht weiter, ob es Werbungskosten sind (R 9.9 Abs. 2 LStR). Im öffentlichen Dienst musst du dafür nicht arbeiten. Diese Posten kommen zusammen:

• Transport: die Rechnung des Umzugsunternehmens oder Miete und Sprit für den selbst gefahrenen Transporter (§ 6 BUKG).
• Umzugsreise: deine Fahrt und die deiner Familie von der alten zur neuen Wohnung (§ 7 Abs. 1 BUKG). Mit dem eigenen Auto setzt du 0,30 € je gefahrenem Kilometer an (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG).
• Wohnungssuche: zwei Reisen einer Person oder eine Reise zu zweit zum Besichtigen, Fahrkosten bis zur Höhe der billigsten Fahrkarte (§ 7 Abs. 2 BUKG).
• Doppelte Miete: zeitanteilig, für die neue Wohnung vom Tag der Kündigung bis zum Umzugstag und für die alte ab dem Umzugstag längstens bis zum Ende der Kündigungsfrist (H 9.9). Rechenbeispiele dazu stehen im Ratgeber doppelte Miete beim Umzug.
• Makler: die Provision für die Vermittlung einer Mietwohnung (§ 9 Abs. 1 BUKG); beim Kauf einer Wohnung zählt sie nicht.
• Nachhilfe: zusätzlicher Unterricht, den der Umzug für dein Kind nötig macht, bis 1.286 € je Kind (§ 9 Abs. 2 BUKG).
• Sonstige Auslagen: alles Übrige deckt die Pauschale nach § 10 BUKG ab, siehe unten.

Erstattungen des Arbeitgebers abziehen

Zahlt dein Arbeitgeber den Umzug, darf er dir die Kosten steuerfrei erstatten, soweit sie nicht höher sind als das, was du selbst als Werbungskosten absetzen könntest; dafür legst du ihm die Belege vor (R 9.9 Abs. 3 LStR). Was er steuerfrei ersetzt hat, setzt du nicht noch einmal an (R 9.9 Abs. 2 LStR). Hat er dagegen einen Zuschuss gezahlt, der als Arbeitslohn versteuert wurde, ziehst du deine Kosten voll ab. Welcher Teil steuerfrei war, zeigt die Lohnabrechnung; im Zweifel fragst du die Personalabteilung. Wie die Erstattung auf Arbeitgeberseite läuft, erklärt der Ratgeber Umzugskosten vom Arbeitgeber steuerfrei.

Umzugskostenpauschale für sonstige Auslagen

Für die sonstigen Umzugsauslagen, also alles außer Transport, Reisen, doppelter Miete, Makler und Nachhilfe, gibt es eine Pauschale. Die volle Pauschale setzt voraus, dass du am Tag vor dem Einladen eine Wohnung hattest und nach dem Umzug wieder eine einrichtest. Wohnung heißt eine geschlossene Einheit aus mehreren Räumen mit Küche oder Kochgelegenheit, Wasserversorgung, Ausguss und Toilette (§ 10 Abs. 3 BUKG); ein einzelnes Zimmer im Elternhaus erfüllt das nicht. Für jede weitere Person kommen 643 € hinzu, wenn sie vor und nach dem Umzug mit dir zusammenlebt: Ehegatte, eingetragener Lebenspartner sowie ledige Kinder, Stief- und Pflegekinder. Eine Partnerin oder ein Partner ohne Trauschein oder eingetragene Partnerschaft bringt keinen Zuschlag.

Für Umzüge ab 1. März 2024 gelten nach dem BMF-Schreiben vom 28. Dezember 2023 diese Pauschalen:

Maßgeblich ist der Tag vor dem Einladen des Umzugsguts; für frühere Umzüge gelten die Beträge des damals gültigen BMF-Schreibens. Einzelbelege brauchst du für die Pauschale nicht. Waren deine sonstigen Auslagen höher, kannst du sie stattdessen einzeln nachweisen, dann prüft das Finanzamt jede Position (R 9.9 Abs. 2 LStR). Beides zusammen geht nicht.

Behältst du die alte Wohnung als Lebensmittelpunkt und mietest am Arbeitsort nur eine Zweitwohnung, ist das eine doppelte Haushaltsführung. Die Kosten für den Umzug in die Zweitwohnung und später wieder hinaus trägst du dann in der Anlage N-Doppelte Haushaltsführung ein, und zwar nur mit den belegten Kosten: Die Pauschale für sonstige Umzugsauslagen gibt es dort nicht.

Rechenbeispiel: mit Familie nach Berlin

Lena tritt eine neue Stelle in Berlin an und zieht mit ihrem Mann und der gemeinsamen Tochter aus einer Wohnung in Leipzig in eine Wohnung in Pankow. Die Beträge für Umzugsunternehmen, Strecke, doppelte Miete und Arbeitgeberzuschuss sind Annahmen:

Abziehbar heißt nicht erstattet. Werbungskosten mindern dein zu versteuerndes Einkommen, und von deinem Arbeitslohn zieht das Finanzamt ohnehin den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 € ab (§ 9a Satz 1 Nr. 1 Buchstabe a EStG). Steuer sparst du nur mit dem Teil deiner gesamten Werbungskosten, der darüber liegt. Hat Lena außer dem Umzug 400 € weitere Werbungskosten, kommt sie auf 5.057 € und liegt damit 3.827 € über dem Pauschbetrag. Bei einem angenommenen Grenzsteuersatz von 30 %, also dem Satz für ihren zuletzt verdienten Euro, spart sie rund 1.148 € Einkommensteuer, ohne Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.

Belegmappe nach Kostenart anlegen

Sortier jede Rechnung zuerst nach Kostenart. Die Übersicht zeigt, was in welchem Fall zählt und welchen Beleg du dafür brauchst. „Ja“ heißt beim beruflichen Umzug: als Werbungskosten absetzbar. Beim privaten Umzug heißt es: begünstigt nach § 35a, und zwar mit den Arbeits- und Fahrtkosten aus der Rechnung.

Leg für die Erklärung ein Deckblatt an: alte und neue Anschrift, Anlass, Tag vor dem Einladen, Umzugstag und alle Personen im Haushalt. Darunter kommt eine Liste jeder Rechnung mit Betrag, Zahlungsdatum, Erstattung und dem Teil der Erklärung, in den sie gehört. Ausgaben zählen in dem Jahr, in dem du sie bezahlt hast (§ 11 Abs. 2 EStG): Bezahlst du die Rechnung für einen Dezemberumzug erst im Januar, gehört sie in die Erklärung des neuen Jahres.

Wo trägst du die Kosten ein?

In der Erklärung für 2025 trägst du die Kosten des beruflichen Umzugs in der Anlage N unter „Weitere Werbungskosten“ ein, Zeilen 61 bis 64. Die Steuerermäßigung für den privaten Umzug beantragst du in der Anlage Haushaltsnahe Aufwendungen: als haushaltsnahe Dienstleistung in Zeile 5, als Handwerkerleistung in den Zeilen 6 bis 8, dort mit dem Rechnungsbetrag und den darin enthaltenen Lohn-, Maschinen- und Fahrtkosten. Umzugskosten einer doppelten Haushaltsführung gehören in Zeile 32 der Anlage N-Doppelte Haushaltsführung, einen Sonderfall nach § 33 EStG trägst du in der Anlage Außergewöhnliche Belastungen ein. Heb die Belege geordnet auf; fordert das Finanzamt sie an, schickst du Kopien.

Was nicht oder nur einmal zählt

Eigene Arbeit bringt steuerlich nichts: Für deine Pack- und Tragestunden gibt es weder Werbungskosten noch eine Ermäßigung, es zählen nur bezahlte Rechnungen. Neue Möbel und die Ausstattung der neuen Wohnung wie Renovierungsmaterial, Gardinen, Lampen oder ein Telefonanschluss sind keine Werbungskosten; die Pauschale bekommst du trotzdem (H 9.9). Auch Verluste und Kosten beim Verkauf eines Eigenheims zählen nicht, ebenso wenig das Einlagern von Möbeln, nachdem du schon in die erste Wohnung am neuen Arbeitsort gezogen bist. Platzt der Umzug, weil der Arbeitgeber die Versetzung zurücknimmt, bleiben die vergeblichen Kosten dagegen abziehbar.

Beim privaten Umzug ist eine Haushaltsauflösung nicht begünstigt (Anlage 1 zum BMF-Schreiben zu § 35a). Räumt dieselbe Firma vorher die Wohnung deiner Eltern leer, lass beide Leistungen getrennt abrechnen.

Jede Ausgabe darf außerdem nur auf einem Weg in die Erklärung, denn was schon Werbungskosten sind, ist nach § 35a Abs. 5 EStG von der Steuerermäßigung ausgeschlossen. Barzahlungen erkennt das Finanzamt für § 35a nicht an, auch wenn die Firma sie ordnungsgemäß verbucht hat oder du die Barzahlung später durch eine Überweisung ersetzt. So umgehst du die Stolperstellen: